Ihr Hinweis ist uns wichtig
Hinweise zur Funktion und zur Bedienung dieses Meldeportals
1. Gesetzliche Grundlage
Dieses Portal dient zur Umsetzung der Pflichten die im deutschen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) welches seit dem 2. Juli 2023 in Kraft ist definiert sind. Dieses Gesetz hat in erster Linie zum Ziel, hinweisgebende Personen zu schützen, die Informationen über Verstöße sammeln und diese an interne oder externe Meldestellen weiterleiten. Das HinSchG ahndet jegliche Form von Repressalien oder Benachteiligungen. Dieses Portal bietet Ihnen als Mitarbeiter eines Unternehmens die Möglichkeit Ihren Arbeitgeber (auch anonym) über Missstände im Unternehmen zu informieren. Dazu zählen alle Gesetzes- oder Regelverletzungen an, die von Beschäftigten des Unternehmens oder deren Lieferanten begangen wurden.
2. Wie läuft die Meldung ab
- Sie melden einen Vorfall über das Meldeformular
- Der Beauftragte des Unternehmens wird über den Eingang Ihrer Meldung informiert
- Sie erhalten innerhalb von 7 Tagen eine Information über den Eingang Ihrer Meldung in Ihr persönliches Postfach
- Es erfolgt eine Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung
- Das Unternehmen ergreift angemessene Folgemaßnahmen (z.B. interne Untersuchung, Abschluss des Verfahrens, Einschaltung von Behörden)
- Spätestens nach 3 Monaten erhalten Sie in Ihr persönliches Postfach eine Rückmeldung über die ergriffenen Maßnahmen
- Längstens 3 Jahre nach Ihrer Meldung werden alle Daten und Unterlagen zu dem von Ihnen gemeldeten Vorfall gelöscht (sofern der Fall zu diesem Zeitpunkt abgeschlossen ist und sich keine weitergehenden Aufbewahrungspflichten ergeben)
3. Wie sollte ein hilfreicher Hinweis aussehen
Um Ihren Hinweis schnell und erfolgreich bearbeiten zu können sind einige Informationen unerlässlich. Außer dem genauen Zeitpunkt des Vorfalls wären folgende Informationen bei der Bearbeitung hilfreich:
- Welche Personen sind von dem Vorfall betroffen bzw. daran beteiligt?
- Was genau ist geschehen?
- Hat sich der Vorfall einmalig oder mehrfach ereignet?
- An welchem Ort hat sich der Vorfall ereignet?
Mittels einer möglichst genauen Beschreibung des Vorfalls und der vorgenannten Informationen ist Ihr Arbeitgeber in der Lage den Vorfall korrekt einzuschätzen und zeitnah erforderliche Maßnahmen zu ergreifen, um die Missstände abzustellen und die damit verbundenen Probleme zu lösen.
Der Beauftragte des Unternehmens wird sich mit Ihnen über Ihr persönliches Postfach mit Ihnen bezüglich Ihrer Meldung in Verbindung setzen.
4. Anonyme Meldungen
Das Portal schützt Ihre Identität. Sie können also ohne Bedenken Vorfälle melden ohne Ihre Identität preis zu geben. Mittels Ihres persönlichen fallbezogenen Postfachs kann der Beauftragte Ihres Arbeitgebers mit Ihnen Kontakt aufnehmen und Sie so über die Fortschritte in Bezug auf Nachforschungen bzw. Behebung der von Ihnen aufgezeigten Probleme informieren.
5. Hinweise zum Schutz Ihrer Identität
Achten Sie bei Ihrer Wortwahl und der Beschreibung des Vorfalls darauf, dass Sie Ihre Identität nicht ungewollt preisgeben.
Um zu vermeiden auf elektronischem Wege identifiziert zu werden, nutzen Sie kein unternehmenseigenes Gerät, weder den Computer an Ihrem Arbeitsplatz oder den von Ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellten Laptop für Ihr Homeoffice oder Ihr Firmen-Handy. Sofern Sie ein Smartphone für Ihre Meldung benutzen, achten Sie darauf, dass dieses nicht mit dem WLAN-Netz des Arbeitgebers verbunden ist. Nutzen Sie stattdessen ein persönliches, privates Gerät (PC, Tablet oder Mobiltelefon).
Sofern Sie Ihrer Meldung einen Anhang hinzufügen möchten, beachten Sie das alle Dateitypen eingebettet Informationen enthalten, die Rückschlüsse auf Ihren Ursprung bzw. Ihre Herkunft zulassen (Dokumenten-Ersteller bei MS-Office Dokumenten, sog. Meta-Daten bei Bildern etc.). Sofern Sie diese Informationen nicht entfernen können, bzw. unsicher sind ob Ihre Maßnahmen ausgereicht haben, erstellen Sie einen Screenshot der Dokumente mittels Ihres Handys. Alternativ können Sie sicherheitshalber auf das Übersenden der Dokumente verzichten und den Text der Dokumente einfach in das Textfeld des Meldeformulars kopieren.